成都师范学院合同管理办法

（2021年修订）

 

第一章 总则

第一条 为全面推进依法治校，进一步规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校的合法权益，推动学校事业发展，根据《中华人民共和国民法典》《行政事业单位内部控制规范（试行）》《成都师范学院章程》等法律和规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称“合同”，是指学校开展教学、科研及其他活动时，以“成都师范学院”名义与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面协议。包括合同书、协议书，以及备忘录、确认书、承诺函等具有法律效力的其他文件。

第三条 本办法所称“合同管理”，是指学校或学校授权的部门依据法律法规和学校文件等规定制定和修改有关合同管理制度，以及对合同立项、谈判、起草、审核、订立、履行、变更、解除、纠纷处理、责任追究、备案归档、监督检查等的全过程管理。学校按合同管理流程对合同进行管理（见附件1：《成都师范学院合同管理流程》）。

第四条 学校合同管理遵循“谁签字谁负责”、“前一环节对后一环节负责”等风险防范和责权利相统一的原则，实行“统一指导、归口管理、分工负责、分级管理、责任到人”的工作机制。

签订合同必须遵守国家的法律、法规，符合政策要求，遵守学校的规章制度，贯彻平等互利、协商一致、诚实信用的原则，必须坚持有利于学校的教学、科研和基础设施建设，有利于学校国有资产保值、增值，有利于维护学校整体利益的基本原则。

第五条 任何主体未经学校授权不得以学校或本部门的名义对外签订任何协议。

学校不得签订经济担保合同，未经批准不得签订投资合同和借贷合同。

第六条 学校合同管理中涉及的国家秘密、商业秘密和内部工作事项等，未经批准，任何人不得以任何方式泄露。

 

第二章 合同管理机构与职责

第七条 学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和合同承办部门依各自权责进行管理和办理。

第八条 学校政策法规处和党政办公室是学校合同事务的综合管理部门，统一指导、监督检查学校合同事务。

（一）政策法规处的主要职责是：

1.建立和完善合同管理相关规章制度；

2.对学校各类合同进行法律审核，提出法律建议；

3.协助处理合同纠纷；

4.按学校要求和其他归口管理部门请求对重要个案的法律问题进行研究。

（二）党政办公室的主要职责是：

1.负责合同印章管理，完善法定代表人印鉴、合同印章使用制度；对合同进行备份，留存合同审批表原件；

2.按规定统一出具学校法定代表人授权委托书范本（见附件2：《成都师范学院法定代表人授权委托书》）；

3.法人授权书一式两份，党政办公室留存一份并按档案管理办法定期移交学校档案室保存，被授权人留存一份。

第九条 合同归口管理部门是指学校相关职能部门，根据业务范围和工作职责，承担特定类型合同的归口管理责任。合同归口管理部门负责其主管范围内的合同审核、备案、监督、检查、评估等工作，主要职责是：

（一）根据本办法制订合同归口管理的实施细则；

（二）确定本部门的合同管理人员；并实行统一分类、建立合同台账、留存合同复印件；

（三）依法负责归口合同范本的草拟（国家或行业有标准或示范文本的，应当优先采用）；

（四）负责合同草案的业务审核及合法性审查、将草案提交法规处进行法律审核；

（五）监督、检查、评估承办部门合同的签订、履行、管理等情况；协助承办部门处理纠纷；

（六）办理学校交办的其他合同管理事项。

合同归口管理部门的主要负责人为合同归口管理责任人。归口管理部门应指定专人作为合同管理人员。

第十条 合同归口管理部门主要管理范围包括:

（一） 保卫处：负责安保、消防设施建设与维改等与部门管理职责相关合同的管理；

（二） 人事处：负责人事、劳动等与部门管理职责相关合同的管理；

（三） 校地合作处：负责校地、校企合作等有关社会服务工作和捐赠等与部门管理职责相关合同的管理；

（四）教务处：负责国内合作办学、普通本（专）科学生联合培养与交流、质量工程建设、教材刊物出版与购买、非师范生实习实践基地、承接上级考试任务等与部门管理职责相关合同的管理；

（五）教师教育学院：负责师范生实习实践基地、教师资格认证、普通话测试等与部门管理职责相关合同的管理；

（六）教师培训管理中心：负责各二级部门举办的各类教师培训等与部门管理职责相关合同的管理；

（七）继续教育学院：负责非学历继续教育培训、成人高等学历教育、高等教育自学考试等与部门管理职责相关合同的管理；

（八）科研与学科建设处：负责科研、技术（开发、转让、服务、协作、咨询）等与部门管理职责相关合同的管理；

（九）财务处：负责融资、借贷、财产保险、银校合作等与部门管理职责相关合同的管理；负责涉及合同的财务结算管理，主要对合同签订和履行全过程的资金计划、合同金额、结算、收付款方式等进行审查；

（十）国际交流与合作处：负责涉外交流、合作等与部门管理职责相关合同的管理，涉及学分互认的合同应在国际合作交流处审核后报教务处备案；

（十一）后勤与基建处：负责校园维修改造、用水、用电、用气、园林、购买与之职责相关的社会服务、校园基本建设和大型、专项基础设施维修改造等相关工作的合同管理；

（十二）国有资产与实验设备处：负责行政办公设备、家俱采购、教学与科研仪器设备采购、资产处置（包括出售、出让、转让、对外捐赠、报废、报损）等与部门管理职责相关合同的管理；

（十三）图书馆：负责书刊采购、图书馆数据库建设、图书捐赠、档案室设备、档案室数据库建设等与部门管理职责相关合同的管理；

（十四）网络与信息中心：负责校园信息化方面的建设、技术服务、软件购置等与部门管理职责相关合同的管理；

（十五）招标采购中心：负责招标采购等与部门管理职责相关合同的管理，负责货物、服务、维修工程类招标采购合同中对招标文件和合同条款一致性进行审查、备案的管理；

（十六）资产经营有限公司：学校委托管理的相关事务（含对外投资）及公司的经营等合同的管理；

（十七）审计处：负责与委托审计服务等与部门管理职责相关合同的管理；

（十八）政策法规处：负责与委托法律服务等与部门管理职责相关合同的管理；

（十九）党政办公室：负责未列入归口管理的综合性项目等与部门管理职责相关合同的管理；

（二十）其他部门根据归口职责范围负责相关合同的管理；

（二十一）二级学院的合同事务实行业务归口管理。

第十一条 合同承办部门是指经费的使用部门或经济活动的行为主体，负责合同的起草、送审、签订、履行、管理等工作，承担合同业务的主体责任，对所签合同的可行性、真实性、合法合规性、合理性、效益性负责；归口管理部门可作为合同承办部门直接承办有关合同。合同承办部门主要职责是：

（一）制定本部门合同管理细则和工作流程，建立合同档案；

（二）负责对所承办合同的可行性及风险论证、对方当事人资信调查、洽谈、草案起草、组织涉及“三重一大”合同的部门会审工作，并将以上书面材料交归口管理部门审核；执行学校合同管理的审查、审批流程；

（三）对于影响重大、专业技术性强或法律关系复杂的合同，合同承办部门应当组织技术、财务、法律等专业人员参与谈判并进行风险论证，向归口管理部门提交风险论证报告，必要时可聘请外部专家参与相关工作，具体操作办法可按照学校相关采购规定执行；协商或谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存；

（四）负责合同的具体事项、处理纠纷、验收工作；及时发现、解决并向归口管理部门报告合同履行过程中出现的有损学校利益的问题；

（五）负责合同原件及与合同有关的一切文字材料（含招投标资料）的保管、归档，定期移交学校档案室；合同复印件、年度合同办理情况汇总表交归口部门留存。

第十二条 合同承办部门的主要负责人为合同承办责任人。合同承办部门应指定专人作为合同承办人。

合同承办人是指合同承办部门具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员，是合同管理的直接责任人。

合同承办部门应在本部门指定一到两名合同承办人，负责具体承办合同有关事务。合同承办人应为本部门在编在岗工作人员。合同承办部门应将合同承办人名单向政策法规处报备。

合同承办人在合同洽谈、签订、履行和纠纷处理过程中发生工作变动的，承办部门应当及时确定新的合同承办人。原承办人与接任者之间应办理合同管理事务的书面交接手续。

合同承办人应依照法律法规和学校有关规定，按照所在部门的统一要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务，对中间出现的任何与合同有关的问题，承办人应及时向本部门的主要负责人进行报告。

第十三条 合同承办部门为两个或两个以上部门的，可根据工作分工、学校授权或经费来源等，分为主要承办部门和协助承办部门，主要承办部门负责合同事务的主要工作和工作分工协调，协助承办部门应当予以积极配合。

第十四条 合同按照性质、重要程度和标的金额大小，分为重大合同和一般合同。为优化服务流程，精简办事程序，加强内部风险防控，学校对合同实行分级管理。

第十五条 重大合同包括：

（一）申请成立法人或其它社会组织的合同；

（二）对外设立产学研合作机构或重大项目的合同；

（三）开展对外合作办学重大项目的合同；

（四）对外投融资、大额资金借贷等经营性活动的合同；

（五）涉外合同，包括与国（境）外的自然人、法人或其他组织签订的合同；

（六）涉及“三重一大”事项的合同；

（七）其他法律关系复杂或对学校利益有重大影响的合同。

第十六条 一般合同是指除重大合同以外的合同。

第十七条 重大合同由合同归口管理部门对合同进行业务审核后，提交政策法规处进行法律审核并出具法律意见。

重大合同在履行完成上述程序后，由分管校领导签字同意，提交院长办公会或党委常委会进行审议，审议通过后签订合同。

第十八条 一般合同由合同归口管理部门对合同进行业务审核后，提交政策法规处进行法律审核并出具法律意见，通过后经分管校领导签字同意即可签订合同。

第十九条 合同承办部门提交合同归口管理部门审核的合同，应提交《成都师范学院合同审批表》（见附件3）、合同文本（涉外合同应提交中文文本）、合同论证资料（合作背景、合同目的、合同相对人资信状况、履约能力、风险防范等）、相关会议纪要、招投标材料等相关送审材料。

合同文本通过审核后，在实际签订时对合同条款有实质性变更的，应重新履行审核程序。

第二十条 依据法律法规和学校相关规定，应采用政府采购、招投标等特殊程序订立合同的，或依法必须在特定交易场所进行的，应当依照有关法律法规和学校规定办理后，办理合同订立的审核手续。

 

第三章 合同的订立、审核与签署

第二十一条 合同金额在二万元以下并即时清结的合同，可不采用书面形式订立合同。学校另有规定的，依照规定办理。除上述情形以外的其他合同，以及不涉及具体金额的合同，均应以合同书形式订立。

学校禁止恶意倒签合同。倒签合同是指，在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

学校禁止恶意拆分合同。拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第二十二条 合同的起草，由合同承办部门按照相关法律法规和学校规章制度进行。

第二十三条 合同起草前，承办部门和承办人应对合同相对方的主体资格、资质、资信状况、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉、委托代理权限等情况进行审核。

依据法律法规规定，合同相对方订立、履行特定合同应当具备相应的资质、许可条件的，合同承办部门和承办人应当要求合同相对方出具相应资质证书或证明文件并进行核验。

提交合同审核申请前，合同承办部门和承办人应在“全国法院失信被执行人信息查询”和“被执行人信息查询”系统查验合同相对方是否存在被列为失信被执行人或被强制执行且仍未执行完毕的情形。合同相对方如存在上述失信情形的，应在审核申请文件中注明。

第二十四条 合同起草前，合同承办部门和承办人要积极维护学校权益，在与相对方进行充分谈判、协商基础上起草合同。

合同起草时，应核实支出类项目有预算保障，并保证合同履行周期与预算周期一致。

第二十五条 合同承办部门负责起草合同文本。

合同文本原则上使用学校归口管理部门分类制定的合同示范文本。

合同文本由合同相对方提供的，合同承办部门和承办人应认真审阅，发现显失公平条款时应及时向对方提出修改意见。

法律法规规定采用标准或示范合同文本的，按照相关规定执行。

第二十六条 合同的内容应当包括法律法规规定的以下主要条款：

（一）当事人的姓名或者名称和住所；

（二）标的；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款或者报酬；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法（合同争议应当争取选择在学校住所地诉讼或仲裁，涉外合同应约定适用我国法律）；

（九）当事人认为应当明确的内容。

合同的内容、条款必须合法、完整、明确、具体、严谨，必须如实、准确地反映合同各方的真实意愿。

第二十七条 合同应当约定各方当事人的通信地址、联系人及联系电话、电子邮件，以便在合同履行、争议解决时可以进行有效的通知。

第二十八条 合同签订前，承办部门应将合同及相关材料（含会签材料）提交归口管理部门进行业务审核，审核后提交政策法规处进行法律审核。

需招标的项目，应在招标前将招标文件中的合同条款提交学校归口管理部门及政策法规处预审，中标人确定后签订的合同条款应与招标中的合同条款一致，不得对招标合同条款进行实质性改变。

（一）业务审核

合同承办部门应当会同归口管理部门对合同文本从以下几方面进行业务审核。

1.合同主体是否适格，资信和履约能力是否良好；

2.合同条款是否完备，表述是否明确；

3.合同内容是否符合相关业务法律法规和学校规定；

4.合同条款是否与招投标文件或谈判纪要相符；

5.技术参数是否符合要求；

6.合同条款是否有利于学校；

7.合同内容是否真实、可行；

8.其他需要审核的事项。

（二）法律审核

业务审核后中，合同承办部门应将合同文本及下列材料提交政策法规处。政策法规处对合同承办部门所提交的材料进行法律审核。

1.《成都师范学院合同审批表》；

2.合同论证资料；

3.法律顾问意见；

4.立项与审批资料，包括采购项目申报表、法律法规及学校制度规定、上级有关文件、学校工作要点及预算、部门工作要点及预算、学校会议纪要、部门会议纪要、部门请示报告及领导批示等；

5.合同相对方资料，包括营业执照、法定代表人或授权代表身份证复印件、法定代表人授权委托书、资信证明等；

6.磋商与洽谈资料，包括招投标文件、中标或成交通知书、谈判纪要等；

7.其他需要提供的资料。

第二十九条 合同归口管理部门认为合同关键内容涉及其他部门职能，应提交相关职能部门进行会签。

第三十条 合同承办部门应根据各部门审核意见修改完善合同文本，并重新提交相关部门复审。

合同承办部门与审核部门意见不一致、不同意修改合同文本的，应当书面说明理由，由合同归口管理部门决定是否审核通过。

第三十一条 若合同是由我方审核后交给对方先签字盖章的，合同承办部门在收到对方签字盖章的合同文本时，应再次与我方正稿核对。

第三十二条 学校法定代表人是合同的法定签署人，法定代表人可书面授权他人签署合同。

合同各方签署的姓名、名称（包括印章印文）应与合同首部确定的合同当事人保持一致。

合同引言、合同签署页未写明合同订立时间的，签署合同时，应一并签署日期。

第三十三条 学校对外签署合同使用学校印章，对于重大合同，合同承办人应凭分管校领导签署意见的《成都师范学院合同审批表》和经院长办公会或党委常委会审议通过该合同的会议纪要，到党政办公室加盖校章；对于一般合同，合同承办人应凭分管校领导签署意见的《成都师范学院合同审批表》，到党政办公室加盖校章。

合同有多页的，应加盖骑缝章。严禁在空白文本上盖章并且原则上应先由对方盖章。

党政办公室在合同用印环节，发现任何不按本办法规定办理合同审批手续的，应要求承办人纠正，经重新审查无误后用印。

第三十四条 经签署的合同文本原件，我方至少应持5份，其中党政办公室1份、政策法规处1份、财务处1份、归口管理部门1份，合同承办部门1份。涉及招标采购合同，招标采购中心1份。

合同承办人应在完成合同签字盖章后，将合同文本原件送交上述部门留存。

 

第四章 合同的履行、变更与解除

第三十五条 合同承办部门应负责合同的履行，按照议事规则及时汇报，协调解决或请学校协调解决合同履行中遇到的问题，保证合同得到全面、及时和正确的履行，全面维护学校的合法权益。

第三十六条 合同归口管理部门依据其权责，督促和协调合同承办部门依法依约履行合同，协助承办部门解决合同履行中遇到的问题。

第三十七条 合同正式生效前，承办部门不得实际履行合同。合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同有约定外，不得擅自变更合同规定的权利与义务。

第三十八条 合同在履行过程中，出现以下情形，合同承办部门应告知合同归口管理部门，并及时办理合同变更或解除事宜。

（一）显失公平或条款有误的；

（二）对方无履约能力或有欺诈行为等情形；

（三）因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致学校利益受损的；

（四）对方出现违约或者预期违约情形的；

（五）收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函的；

（六）发生其他情形，可能给学校权益造成损害的。

确需变更或解除的，应由双方协商一致后，及时订立书面协议，全面约定相关事宜的处理，按前述第三章的审核程序办理。

合同在申请变更或解除时，应对变更或解除的理由、条款及事项履行期限、与原合同的关系等进行审核，并填写《成都师范学院合同变更（解除）审批表》（见附件4）。

第三十九条 合同承办部门在向对方当事人发出或签收确认改变合同权利义务的书面凭证之前，参照本办法规定的合同订立、审核与签署程序进行，不得擅自向对方做出实质性答复或承诺。

第四十条 学校财务部门办理结算业务并进行账务处理时应审核合同有关条款，按照合同规定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部门有权拒绝付款，并及时向有关校领导报告。

 

第五章 合同纠纷处理

第四十一条 合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷，应按合同约定、国家法律法规的有关规定妥善处理。

合同纠纷发生后，合同承办部门应及时将有关情况报学校分管校领导并填写《成都师范学院纠纷处理申报表》（见附件5），进行妥善处理；经协商仍无法解决的，报学校院长办公会或党委常委会审议同意后，可提交上级主管机关、仲裁委员会或人民法院依法处理。

第四十二条 合同承办部门、归口管理部门在处理合同纠纷过程中应维护学校合法权益，采取必要措施以减少损失。

纠纷处理完毕，应形成书面报告，应对发生纠纷的原因做出分析，说明纠纷处理的过程和结果，学校受到损失的，要说明造成损失的原因和责任以及为防止损失所采取的措施等。

 

第六章 合同的验收与归档

第四十三条 合同承办部门负责合同验收的组织工作。验收工作按照学校相关管理办法执行。

第四十四条 合同履行完毕，承办部门应及时向归口管理部门报告合同的履行情况，归口管理部门将合同履行情况及时登记、定期汇总提交政策法规处。

第四十五条 合同承办部门应当妥善保管合同相关文件资料，依照学校档案管理办法，按年度向学校档案室归档。

合同归档相关文件资料包括但不限于：合同正本、审批表复印件、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。

第四十六条 合同归口管理部门应当建立合同台账，对合同名称、合同承办人、订立时间、合同编号（见附件6：《成都师范学院合同统一编号规则》）、合同当事人、合同履行节点、付款节点、履行情况、违约情况、争议处理、结案情况等进行记载和跟踪。

合同归口管理部门应当妥善保管合同正本、审批表复印件以及与合同事项有关的批准文件等资料，并按年度向学校档案室归档。

第四十七条 归口管理部门应当定期向学校政策法规处报送合同台账登记表（见附件7：《成都师范学院合同台账登记表》）。

合同承办部门、合同归口管理部门在本部门合同纠纷处理完毕后，应当按年度向学校政策法规处报送争议信息统计表（见附件8：《成都师范学院合同争议信息统计表》）。

 

第七章 监督检查、奖励与责任追究

第四十八条 合同归口管理部门应建立合同履行情况评估制度，每年末对业务主管范围内的合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行汇总并分析评估，对分析评估中发现的问题与不足，应当及时加以改进。

第四十九条 合同监督管理是指学校纪检、审计、财务等监督机构依据相关制度会同相关职能处室对学校所订立的合同及合同管理工作进行监督和检查。

将各部门的合同管理及履行状况，纳入学校年度考核以及部门负责人经济责任审计范围。

第五十条 学校及各部门可对在合同管理工作中做出突出成绩及避免或挽回经济损失者予以表彰或奖励。

第五十一条 有下列行为之一的，学校将视其情节轻重，追究合同承办部门主要负责人及当事人的校内行政责任；给学校造成损失的，追究其民事责任；涉嫌犯罪的，依法移交国家司法机关处理：

（一）应签订合同而未签订的；

（二）无正当理由未及时签订合同的；

（三）未经授权，擅自对外签订合同的；

（四）超越代理权限或滥用代理权的；

（五）与合同对方当事人串通，损害学校利益的；

（六）在合同签订和履行中未尽义务，致使学校利益受损的；

（七）利用合同谋取私利或从事其他违法违规行为的；

（八）不及时处理合同纠纷或擅自放弃权利的；

（九）对合同资料保管不善、泄露合同涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密等造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料的；

（十）其他违反法律法规和学校规章制度，在合同签订与履行中给学校造成损失的。

第八章 附则

第五十二条 学校各独立法人单位应根据国家法律及有关规定自行规范合同管理并承担相应法律责任。

第五十三条 本办法自颁布之日起施行。原《成都师范学院合同管理办法》（成师院政字〔2017〕70 号）同时废止，学校原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。本办法由政策法规处负责解释。

附件1

成都师范学院合同管理流程

附件2

成都师范学院法定代表人授权委托书

 

编号：  

 

委 托 人：成都师范学院

住 所：四川省成都市温江区海科路东段99号

法定代表人：杜伟，成都师范学院院长

 

受委托人： 职务：

现委托上列受委托人办理 （业务）。

（示例：合同相对方资信调查、合同条款的协商谈判、合同签署等。）

委托期限： 年  月 日起至 年   月   日止。

 

委托人：成都师范学院

法定代表人（签字）：  

年 月 日

 

 

附件3

成都师范学院合同审批表

申报时间： 年 月 日

附件4

成都师范学院合同变更（解除）审批表

附件5

成都师范学院合同纠纷处理申报表

填报日期： 年 月 日

附件6

成都师范学院合同统一编号规则

合同编号共由10位数字组成：

自然年度 部门代码 顺序号

举例：教务处2021年合同编号2021107001

党政办公室2021年合同编号2021120001

合同归口管理部门代码表

部门名称	部门代码
教务处	107
财务处	109
科研与学科建设处	111
后勤与基建处	113
人事处	116
审计处、政策法规处	117
国际交流与合作处	118
招标采购中心	119
党政办公室	120
校地合作处	122
国有资产与实验设备处	201
保卫处	202
学生处	301
网络与信息中心	302
图书馆	303
教师教育学院	313
教师培训管理中心	317
继续教育学院	318
资产经营有限公司	204